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第17回-問題54

問題53の事故または事件に対し、個々が行うべき対策として最も優先すべきものを、ア~エで答えなさい。

【問題53の文章】

情報サービス会社のA社では、B支店の本社への統廃合に伴って、平成21年1月末頃、顧客営業台帳の点検作業をB支店長含め3名の社員で行っていたところ、顧客営業台帳の一部が所在不明であることが判明した。
所在不明であるとの報告のあった顧客営業台帳は、平成15年度から平成17年度の顧客情報の867人分である。事故発覚後、当時の関係者への聴き取りやB支店内の創作を続けたが発見されなかった。なお、顧客営業台帳には、顧客の社名、所在地、電話番号のほか、顧客の担当者氏名、電話番号、電子メールアドレス、取引情報などが記載されている。
平成21年3月末、社長は、B支店長から上記の顧客営業台帳が所在不明であるとの報告を受け、事故の内容を公表した。事故報告後、A社は4月から社内の関係者に対して事情聴取を行い、顧客営業台帳の管理状況及び保管、廃棄の経過を調査した。
A社では、全支店の統一ルールとして、直近3年間の顧客営業台帳はオフィスの施錠付きのキャビネットに保管し、それ以外は資料室の施錠付きのキャビネットに保管している。顧客営業台帳の保管期間は10年とし、それを過ぎたものは廃棄することになっている。
顧客営業台帳は、毎年1回、棚卸しをすることになっており、キャビネットの鍵を保有するB支店の専任社員に任されている。専任社員以外の契約社員や派遣社員にはその権限はない。
また、A社は、警備会社のC社と、全支店の建物及びオフィスに対する警備に関した契約を結び、盗難にも留意している。
調査した結果、キャビネットには施錠管理が施されていたが、棚卸しをした記録は残されておらず、いつ、誰がアクセスしたかは不明である。また、所在不明の年度の顧客営業台帳以外は、無事に保管されていたが、保管期間を過ぎた顧客営業台帳も一部残されていた。
A社は、顧客に対して、ホームページなどを通してその対応を周知するとともに、説明会を開催し、今回の事故の状況や今後の対応、再発防止に向けた取組みについて説明した。

ア:A社の文書管理の再構築

イ:B支店の専任社員に対する懲戒処分

ウ:B支店のキャビネットの買い替え

エ:警備会社C社に対する契約解除

答:ア

キャビネットには施錠管理が施されていたが、棚卸しをした記録は残されておらず、いつ、誰がアクセスしたかは不明である。また、所在不明の年度の顧客営業台帳以外は、無事に保管されていたが、保管期間を過ぎた顧客営業台帳も一部残されていた。

上記の記述から、A社の文書管理の再構築を最も優先すべきである。

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